Hylle-rydder

 

Med Hyllerevisjon i Assist kan du enkelt få oversikt over om materialene på hyllen stemmer overens med informasjonen i biblioteksystemet. Hyllerevisjon hjelper deg med å identifisere materialer med:

• Avvikende status
• Feilplasseringer

I denne artikkelen kan du lese hvordan du kommer godt i gang med hyllerevisjon helt fra oppsetting til feilsøk, samt hvordan du avslutter en sesjon.

Før du begynner

Slik finner du “Hylle-rydder” i Assist

• Logg inn i Assist
• Klikk på “Logistikk” i bunnmenyen
• Klikk deretter på “Hylle-rydder”

      

 

Velg hvilken scanner du vil bruke

Før du kan begynne å scanne må du velge hvilken scanner du ønsker å bruke. Du kan velge mellom:

1. bruke den innebygde RFID-scanneren i Assist. Hvis du velger å bruke den innebygde scanneren kan du kun scanne et materiale av gangen.
2. koble Assist til en ekstern RFID-scanner f.eks. Scanner. Hvis biblioteket har flere eksterne scannere, vil du kunne se dem på en liste og velge den du vil bruke. Hvis du velger å bruke en ekstern scanner kan du scanne flere materialer av gangen.

 

Velg det plasseringsnivået du vil feilsøke i

Det er mulig å velge hvilken del av samlingen du vil feilsøke i. Dermed kan du selv ta stilling til hvor langt ned i samlingen du vil feilsøke.

Du kan feilsøke på: 

• Filial
• Avdeling (+ Filial)
• Område (+ Filial, Avdeling)
• Kategori(+ Filial, Avdeling, Område)
• Delkategori (+ Filial, Avdeling, Område, Kategori)

I utgangspunktet blir det kun feilsøkt på filialnivå. Det vil si at hvis du ikke endrer på noe, vil scanneren kun reagere på materialer som er registrert på en annen filial enn den som er valgt i Assist.

OBS: For biblioteker som har FBS, er det kun mulig å velge ml.

• Filial
• Plasseringssti (+ Filial)

Hvis du ikke endrer det, vil det bli feilsøkt på hele plasseringsstien, det vil si filial + avdeling + område + kategori + kategori + delkategori

 

Velg hvordan du vil håndtere materialer med en ny plassering

Før du går i gang med å scanne, må du ta stilling til om du ønsker å bli spurt om hvordan materialer som har en annen plassering enn det området du scanner i, skal håndteres.

• Ved å sette et kryss i “Spør ved nye plasseringer”, vil du få en melding hver gang et materiale scannes, som har en annen plassering enn det området der du scanner.
• Hvis du ikke setter kryss i “Spør ved nye plasseringer”, vil materialer med ny plassering bli registrert som feilplasserte materialer og det vil ikke komme en melding om dette.

    

 

Innebygd scanner - Scanning av materialer med flere brikker

Den innebygde RFID-scanneren er ved oppstarten satt opp til at du kan nøye deg med å scanne én brikke for at materialet blir registrert. Men du kan også velge om materialet skal registreres ved å scanne samtlige brikker. Det gjør du i menyen (øverst i høyre hjørne) ved å trykke på “Krev at alle brikker scannes”.

Uansett hvilken funksjon du har slått på, vil en melding vise hvor mange brikker det scannede materialet inneholder. Når du scanner materialene kan du få to ulike meldinger:

• Grønn melding betyr at materialet er scannet korrekt. Du kan fortsette med neste materiale. 
• Grå melding betyr at du mangler å scanne brikker i materialet før du kan fortsette.
  
  

     

Start med å scanne

Scan det ønskede området 

Når du har valgt den scanneren du vil benytte kan du begynne å scanne. 

OBS: Hvis du bruker Assist på en iOS-enhet, må du trykke på knappen “Skann” for å få den innebygde scanneren til å registrere materialene. 

Øverst i Assist Hyllerevisjon kan du se det samlede antallet materialer som er blitt registrert, uansett om de har feil eller ikke. Når det første materialet er registrert, oppfanger Assist dets plassering og viser det på toppen av skjermen ved teksten “Skanner inn”.

Materialer med avvikende status eller som er feilplassert blir registrert på listen i Hyllerevisjon. I menyen i øverste høyre hjørne kan du velge hvorvidt du kun ønsker å scanne etter materialer med en bestemt feiltype ved å trykke på “Velg status”.

Som standard scanner du etter alle feiltyper og materialene fremgår på listen med deres filtype skrevet i fete typer.

• Avvikende status: Dette er materialer med en annen status enn “tilgjengelig” i biblioteksystemet.

• Feilplassert: Øverst på skjermen av Hyllerevisjon kan du se plasseringen til det scannede materialet. Hvis materialet er feilplassert vil du, hvis du har slått på “Spør ved nye plasseringer”, få en melding og du må ta stilling til hvordan du ønsker å håndtere feilplasseringen.

Du har tre muligheter:

1. Materialet er feilplassert: Materialet vil komme på listen over materialer med avvikende statuser. 
2. Bytt til nu plassering: Materialet er korrekt plassert, da du har begynt å scanne i et nytt område. Plasseringen på toppen vil endres til den nye plasseringen.
3. Tillat blandede plassering: Materialet er korrekt plassert, da det befinner seg i et område med blandede kategorier. 

 

OBS: Hvis du ikke foretar et valg, vil Assist etter 30 sekunders inaktivitet, anta at materialet er feilplassert. Da vil det komme på listen.

Listen over registrerte materialer er delt i to:

1. Feil: inneholder materialer som må håndteres manuelt, f.eks. “Feilplassert” eller “Utlånt”. 
2. Rettet: inneholder materialer med statuser som ikke krever ytterligere håndtering, f.eks. “Ikke på plass”. De blir automatisk oppdatert i biblioteksystemet. OBS: Understøttes ikke på nåværende tidspunkt for biblioteker med FBS.

Hvis materialet både har en feilstatus og en rettet status, vises materialet på begge lister*. 

Når et område er scannet kan du gjennomgå listen med registrerte materialer og rette feilene. 

 

Ekstern scanner - Lokalisere materiale på hylla

Materialer som er feilregistrert kan være vanskelige å finne på hyllen. Derfor hjelper Assist deg med å lokalisere materialet. Hvis den eksterne scanneren fanger opp et materiale som allerede er registrert under “FEIL”, vil materialet på listen bli markert med en gul farge som vises i fem sekunder. Du kan på denne måten snevre inn hvor et feilregistrert materiale befinner seg på hylla.

Avslutt sesjonen

Hyllerevisjon avsluttes med et trykk på tilbakepilen i øverste venstre hjørne. Det er tre måter å avslutte sesjonen på:

• Ja, slett: Listen slettes. Brukes f.eks. når du er helt ferdig med arbeidet og har funnet alle de materialene som du må undersøke nærmere. 
• Nei, behold: Listen over registrerte materialer lagres, slik at neste gang du åpner funksjonen vil listen over de registrerte materialene bli vist. Det kan f.eks. være hvis du blir avbrutt i arbeidet og ikke rekker å finne alle materialene som er registrert på listen.
• Avbryt: Sesjonen blir ikke avsluttet, og funksjonen forblir åpen.