Hylderevision

 

Med Hylderevision i Assist kan du nemt få overblik over, om materialerne på hylden stemmer overens med informationerne i bibliotekssystemet. Hylderevision hjælper dig med at identificere materialer med:

• Afvigende statusser 
• Forkerte placeringer 

I denne artikel kan du læse, hvordan du kommer godt i gang med hylderevision lige fra opsætning til fejlsøgning, og hvordan du afslutter en session.

Inden du starter

Sådan finder du “Hylderevision” i Assist

• Log ind i Assist
• Klik på “Logistik” i bundmenuen
• Klik derefter på “Hylderevision”

     

 

Vælg, hvilken scanner du vil benytte

Før du kan begynde at scanne, skal du vælge, hvilken scanner du ønsker at benytte. Du kan enten vælge at:

1. bruge den indbyggede RFID-scanner i Assist. Hvis du vælger at bruge den indbyggede scanner, kan du kun scanne ét materiale ad gangen.
2. koble Assist til en ekstern RFID-scanner f.eks. Scanner. Har biblioteket flere eksterne scannere, vil du kunne se dem på en liste og vælge den, du vil bruge. Hvis du vælger at bruge en ekstern scanner, kan du scanne flere materialer ad gangen.

 

Vælg placeringsniveau, du vil fejlsøge i 

Det er muligt at vælge, hvilken del af opstillingen, du gerne vil fejlsøge på. Dermed kan du selv tage stilling til, hvor langt ned i opstillingen, du vil fejlsøge. 

Du kan fejlsøge på: 

• Filial
• Afdeling (+ Filial)
• Område (+ Filial, Afdeling)
• Opstilling (+ Filial, Afdeling, Område)
• Delopstilling (+ Filial, Afdeling, Område, Opstilling)

Som udgangspunkt bliver der kun fejlsøgt på filialniveau, det vil sige, hvis du ikke ændrer noget, vil scanneren kun reagere på materialer, som er registreret på en anden filial end den, som er valgt i Assist. 

OBS: For biblioteker, som har FBS, er det kun muligt at vælge ml.

• Filial
• Placeringssti (+ Filial)

Hvis du ikke ændrer det, vil der blive fejlsøgt på hele placeringsstien, det vil sige filial + afdeling + område + opstilling + delopstilling. 

 

Vælg, hvordan du vil håndtere materialer med en ny placering

Inden du går i gang med at scanne, skal du tage stilling til, om du ønsker at blive spurgt om, hvordan materialer, der har en anden placering end det område, du scanner i, skal håndteres. 

• Ved at sætte et flueben i “Spørg ved nye placeringer” vil du få en besked, hver gang der scannes et materiale, der har en anden placering end det område, du scanner i. 
• Hvis du ikke sætter et flueben i “Spørg ved nye placeringer", vil materialer med en ny placering blive registreret som fejlplacerede materialer, og der vil ikke komme en besked frem. 

     

 

Indbyggede scanner - Scanning af materialer med flere tags

Den indbyggede RFID-scanner er ved opstart sat op til, at du kan nøjes med at scanne ét tag, for at materialet bliver registreret. Du kan dog vælge, om materialet skal registreres ved at scanne samtlige tags. Det gør du i menuen (øverste højre hjørne) ved at trykke på “Kræv at alle RFID-tags scannes”.

Uanset hvilken funktion du har slået til, vil en besked vise, hvor mange tags det scannede materiale indeholder. Når du scanner materialerne, kan du modtage to forskellige beskeder:

• Grøn besked betyder, at materialet er scannet korrekt. Du kan fortsætte til næste materiale.
• Grå besked betyder, at du mangler at scanne tags i materialet, før du kan fortsætte.

     

 

Start med at scanne

Scan det ønskede område 

Når du har valgt den scanner, du vil benytte, kan du begynde at scanne. 

OBS: Hvis du anvender Assist på en iOS enhed, skal du trykke på knappen “Scan” for at få den indbyggede scanner til at registrere materialerne. 

Øverst i Assist Hylderevision kan du se det samlede antal materialer, som er blevet registreret, uanset om de har fejl eller ej. Når det første materiale er registreret, opfanger Assist dets placering og viser det i toppen af skærmen ud for teksten “Scanner i”. Placeringen, der fremgår ud for “Scanner i”, vil afhænge af det placeringssniveau du fejlsøger i. Fx hvis du har valgt at fejlsøge på filialniveau, vil det kun være materialets filial oplysninger der vil fremgå som placeringssti.

Materialer, der har afvigende status eller er fejlplaceret, bliver registreret på listen i Hylderevision. I menuen i øverste højre hjørne kan du vælge, hvorvidt du kun ønsker at scanne efter materialer med en bestemt fejltype ved at trykke på “Vælg status”. 

Som standard scanner du efter alle fejltyper, og materialerne kommer frem på listen med deres fejltype skrevet med fed skrift.  

• Afvigende status: Her er der tale om materialer, som har en anden status end “tilgængelig” i bibliotekssystemet. 

• Fejlplaceret: I toppen af skærmen af Hylderevision kan du se det scannede materialets placering. Hvis materialet er fejlplaceret, vil du, hvis du har slået “Spørg ved nye placeringer” til, få en besked og skal tage stilling til, hvordan du ønsker at håndtere fejlplaceringen. 

Du har tre muligheder:

1. Materialet er fejlplaceret: Materialet vil komme på listen over materialer med afvigende statusser. 
2. Skift til ny opstilling: Materialet er korrekt placeret, da du er begyndt at scanne i et nyt område. Placeringen i toppen vil skifte til den nye placering.  
3. Tillad blandet opstilling: Materialet er korrekt placeret, da det befinder sig i et område med blandede opstillingsgrupper.

OBS: Hvis du ikke foretager et valg, vil Assist efter 30 sekunders inaktivitet antage, at materialet er fejlplaceret, og det vil derfor komme på listen. 

Listen over registrerede materialer er delt i to:

1. Fejl: indeholder materialer, som skal håndteres manuelt fx “Fejlplaceret” eller “Udlånt”.
2. Rettet: indeholder materialer, hvis statusser ikke kræver yderligere håndtering fx “Bortkommet”. De bliver automatisk opdateret i bibliotekssystemet. OBS: Understøttes ikke på nuværende tidspunkt for biblioteker med FBS. 

Hvis materialet både har fejlstatus og en rettet status, vises materialet på begge lister*. 

 

Når et område er scannet, kan du gennemgå listen med registrerede materialer og rette fejlene. 

 

Ekstern scanner - Lokalisere materiale på hylden

Materialer, som er fejlregistreret, kan være svære at finde på hylden. Derfor hjælper Assist dig med at lokalisere materialet. Hvis den eksterne scanner opfanger et materiale, som allerede er registreret under "FEJL", vil materialet på listen blive markeret med en gul farve, som vises i fem sekunder. Du kan således indsnævre, hvor et fejlregistreret materiale befinder sig på hylden.

 

Afslut din session

Hylderevision afsluttes med et tryk på tilbagepilen i øverste venstre hjørne. Der er tre muligheder for at afslutte sessionen: 

• Ja, slet: Listen slettes. Bruges fx, når du er helt færdig med arbejdet og har fundet alle de materialer, som du skal undersøge nærmere.
• Nej, behold den: Listen over de registrerede materialer gemmes, så næste gang du åbner funktionen, vil listen over de registrerede materialer blive vist. Det kan fx være, hvis du bliver afbrudt i dit arbejde og ikke når at finde alle materialerne, som der er registreret på listen. 
• Afbryd: Sessionen bliver ikke afsluttet, og funktionen forbliver åben.