Hvad kan være godt at overveje, når man skal skrive en servicemeddelelse? Det giver vi input til i denne artikel.
Hvad er en servicemeddelelse?
Servicemeddelelser er korte beskeder til informationer, der kræver særlig opmærksomhed og er tidsbestemte, og som derfor ikke egner sig til at opdatere som en tekst på f.eks. jeres hjemmeside. De er til situationer, hvor I har brug for let og hurtigt at informere bibliotekets brugere og ansatte om midlertidige forhold, der påvirker bibliotekets drift og funktioner.
En servicemeddelelse består af:
- en overskrift (valgfri, må maksimalt indeholde 50 tegn)
- en kort brødtekst (obligatorisk, må maksimalt indeholde 255 tegn)
- et link (valgfri)
Gode overvejelser, når du laver en servicemeddelelse
Hvornår er en servicemeddelelse det rigtige valg?
Servicemeddelelser er en effektiv måde at nå ud til brugere og ansatte med korte, tidsbestemte budskaber, men hvis I bruger dem for meget, kan de miste deres effekt. Derfor kan det være godt at overveje, hvornår en servicemeddelelse er det rigtige valg. Der er intet facit, men tag gerne en snak med dine kollegaer om, hvornår I bruger servicemeddelelser.
Eksempler på situationer kan f.eks. være:
1) I har ændringer i jeres åbningstider.
2) Der er driftproblemer, f.eks. ved selvbetjeningsmaskiner eller adgangspaneler.
3) Årsager der forhindrer brug af biblioteket, dets produkter eller dets services
Vælg farve til din servicemeddelelse
Når du opretter en servicemeddelelse, har du mulighed for at vælge tre forskellige farver:
blå (information) 
gul (advarsel)
rød (kritisk)
Farven og ikonet markerer, hvor vigtige informationerne i servicemeddelelsen er. Blå er til informationer, der er “nice to know”, det kan f.eks. være ændringer i bibliotekets åbningstider. Gul er til informationer, der kan have en direkte effekt på brugerens muligheder. Det kan f.eks. være, hvis et system er nede, så man ikke kan låne og aflevere bøger. Rød er til situationer, hvor det er afgørende, at brugeren ser informationen. Det kan f.eks. være omstændigheder der gør at brugerne ikke har mulighed for at benytte biblioteket eller dets services
Vi opfordrer til, at du tager en snak med dine kollegaer om, i hvilke situationer I bruger de forskellige farver.
Hvad er dit hovedbudskab?
En servicemeddelelse er kort, derfor anbefaler vi, at du kun har ét budskab pr. servicemeddelelse. Det kan være en idé, at du starter med at formulere dit hovedbudskab som en hel sætning.
Lav en klar og præcis overskrift
En klar og sigende overskrift hjælper dine modtagere med let at afkode hovedbudskabet. Derudover er det med til at sikre, at brugerne har fået den vigtigste information, selvom de ikke nødvendigvis læser brødteksten. Overskriften kan f.eks. være hovedbudskabet formuleret som en hel sætning.
Brug nøgleord i din brødtekst
Brødteksten er kort, så der er ikke plads til mange overflødige ord. Det kan være en idé at tænke over, om der er særlige nøgleord, der kan være med til at gøre din tekst sigende og præcis. Hvis du har valgt at lave en overskrift, kan du bruge brødteksten til at uddybe det budskab, du skriver i den. Hvis du ikke har lavet en overskrift, kan det være en idé at lade dit hovedbudskab være den første sætning i din besked.
Brug links til at give flere informationer
Du kan bruge links i din servicemeddelelse til at vise brugerne, hvor de kan finde flere informationer om det, der står i servicemeddelelsen. Hvis I f.eks. laver en servicemeddelelse, der handler om ændrede åbningstider, kan I f.eks. linke til åbningstiderne på jeres hjemmeside.