Hvilke vurderinger kan det være hensiktsmessig å gjøre når man skal skrive en servicemelding? Det forteller vi om i denne artikkelen.
Hva er en servicemelding?
Servicemeldinger er korte meldinger med informasjon om noe som krever særskilt oppmerksomhet og er tidsbestemte og som derfor ikke egner seg til å oppdatere som en tekst på f.eks. hjemmesiden deres. De er til situasjoner der dere enkelt og raskt trenger å informere bibliotekets brukere og ansatte om midlertidige forhold som påvirker bibliotekets drift og funksjoner.
En servicemelding består av:
- en overskrift (valgfri, kan maksimalt inneholde 50 tegn)
- en kort brødtekst (obligatorisk, kan maksimalt inneholde 255 tegn)
- en link (valgfri)
Gode vurderinger når du lager en servicemelding
Når er en servicemelding det riktige valget?
Servicemeldinger er en effektiv måte å nå ut til brukere og ansatte med korte, tidsbestemte budskap, men hvis dere bruker dem for mye, kan de miste sin effekt. Derfor kan det være fint å vurdere når en servicemelding er det riktige valget. Det er ingen fasit, men ta gjerne en prat med kollegaene dine om når dere bruker servicemeldinger.
Eksempler på situasjoner kan f.eks. være:
1) Dere endrer åpningstider.
2) Det er driftsproblemer, f.eks. ved selvbetjeningsautomater eller adgangspaneler.
3) Årsaker som forhindrer bruk av biblioteket, dets produkter eller dets tjenester.
Velg farge på servicemeldingen din
Når du oppretter en servicemelding kan du velge mellom tre ulike farger:
Fargen og ikonet markerer graden av viktighet i informasjonen i servicemeldingen. Blå er informasjon som er “nice to know”, f.eks. endringer i bibliotekets åpningstider. Gul er informasjon som kan ha en direkte effekt på brukerens muligheter. Det kan f.eks. handle om et system som er nede, slik at man ikke kan låne og innlevere bøker. Rød er situasjoner der det er helt avgjørende at brukeren ser informasjonen. Det kan f.eks. være omstendigheter som gjør at brukerne ikke har mulighet til å benytte biblioteket eller dets tjenester.
Vi oppfordrer til at du tar en prat med kollegaene dine om hvilke farger som skal brukes i de ulike situasjonene.
Hva er ditt hovedbudskap?
En servicemelding er kort. Derfor anbefaler vi at du kun har ett budskap per servicemelding. Det kan være lurt at du begynner å formulere hovedbudskapet ditt som en hel setning.
Lag en tydelig og presis overskrift
En klar og beskrivende overskrift hjelper mottakerne dine med lett å avkode hovedbudskapet. I tillegg hjelper det til med å sikre at brukerne har fått den viktigste informasjonen, selv om de ikke nødvendigvis leser brødteksten. Overskriften kan f.eks. være hovedbudskapet formulert som en hel setning.
Brug nøkkelord i brødteksten
Brødteksten er kort, så det er ikke plass til mange overflødige ord. Det kan være lurt å tenke over om det særskilte nøkkelord som kan gjøre teksten beskrivende og presis. Hvis du har valgt å lage en overskrift, kan du bruke brødteksten til å utdype det budskapet som du skriver i den. Hvis du ikke har laget en overskrift, kan det være en god idé å la hovedbudskapet ditt være den første setningen i servicemeldingen din.
Bruk lenker til å gi mer informasjon
Du kan bruke lenker i servicemeldingen for å vise brukerne hvor de kan få mer informasjon om det som står i servicemeldingen. Hvis dere f.eks. lager en servicemelding som handler om endrede åpningstider, kan dere f.eks. Lenke til åpningstidene på hjemmesiden deres.
Les mer om oppsett av Servicemeldinger i Redia Admin her